Colombia entra en la era de la facturación electrónica

Colombia ha ingresado en la era de la factura electrónica tal y como se como se conoce en otros países (Una Factura Electrónica es la representación informática de un Documento Tributario generado electrónicamente que reemplaza al documento físico, pero con idéntico valor legal a éste) en dónde España y Chile son los pioneros en Europa y Latinoamérica respectivamente; tan solo en España ya más de 5,000 empresas de diversos sectores ya usan la e-factura (como se conoce en este país) y han obtenido ahorros por 212 millones de Euros ya que mensualmente se emiten 5,1 millones de este tipo de facturas y que la reducción de costos estimado por factura es de 0,7 para un emisor y de 2,78 para un receptor.
En el 2003, el SII (Servicio de Impuestos Internos) de Chile emite la primera factura electrónica por medio de varios pilotos que se hicieron con diferentes soluciones en algunas empresas que se seleccionaron para este fin, de allí en adelante la penetración de este tipo de facturas ha venido en crecimiento hasta hoy en día tener a la gran mayoría de las empresas del país emitiendo y recibiendo facturas electrónicas, que representan grandes ahorros para estas y un mejor control para el SII. El siguiente país de Latinoamérica en ingresar en esta era, fue México, que en el 2004 la SAT (Servicio de administración Tributaria) define el RMF “Anexo 20” de Mayo 31, 2004 en cuanto forma y contenido para contar con: Validez fiscal, Integridad, Autenticidad, No repudio y así se vuelve una realidad la factura electrónica en México.
En Colombia, los documentos electrónicos se volvieron una realidad en el 95, cuando la ley reconoció la utilidad de estos documentos electrónicos y en la que se definió que solo con el protocolo de comunicación EDIFACT se consideraba válida la factura y que debía estar soportado por redes de valor agregado que a su vez demandaba costos para quien quisiera proveer y recibir el servicios dado que se necesitaba concesionar estas redes por parte del Ministerio de Comunicaciones Colombiano, lo que hacía que se aumentará la inversión de todos los actores y se presentaban como un obstáculo para el desarrollo de la facturación electrónica en Colombia, porque no existía neutralidad tecnológica en materia de regulación.
Sin embargo en el 2007 la DIAN (Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales) con el decreto 1929 puso en marcha la factura electrónica en Colombia incluyendo la neutralidad tecnológica. Este modelo permitirá que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados por los mismos en forma electrónica mediante una plataforma segura basada en certificados electrónicos, firma digital y encriptación de datos. En términos generales las organizaciones, lo que en los últimos años ha buscado es optimizar y rentabilizar la mayoría de sus procesos críticos, y uno de estos, es el proceso de facturación. Al incorporar medios electrónicos a este proceso, le permitirá a las compañías prescindir de engorrosos procesos manuales, beneficiándose además de las ventajas propias de la transmisión y almacenamiento electrónico de las facturas (disminución de los procesos manuales, eliminación del papel, reducción de tiempos en la gestión de cartera, preservación del medio ambiente…).

Azurian cuenta con un producto de facturación electrónica, en todos los países de Latinoamérica dónde ya existe la regulación, fue pionera en Chile y es un jugador importante en México, en Colombia cuenta ya con la solución adaptada a la legislación reciente. Esta es la suite DTE Plus, una plataforma de Gestión y Transferencia de documentos electrónicos que permitirá a las empresas:

• Uso de la numeración de las facturas aprobadas por la DIAN, para emisión centralizada y distribuida.
• Envío de las facturas firmadas digitalmente a la DIAN si esta así lo requiere.
• Almacenar de manera digital los documentos que antes se almacenaban físicamente.
• Transferencia electrónica de facturas y documentos oficiales entre empresas B2B.
• Generación de facturas electrónicas a clientes finales B2C (recibos de luz, telefonía celular, extractos bancarios, etc.).
• Transformar documentos electrónicos en el formato que se requiera.

Los beneficios principales que esta solución puede traer a una compañía son:

Incremento en productividad
• Reducción de tiempos en procesos administrativos.
• Permite un ahorro en digitación de facturas.
• Rapidez y seguridad en el intercambio de información.
• Agilidad en la recepción de mercancía.
• Mejor servicio al cliente.

Ahorro en costos administrativos
• Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos.
• Mejor utilización de espacios físicos.
• Evita captura reiterativa de la información.
• Reducción de tiempos de edición y remisión.
• Menor cantidad de disputas por facturación.
• Disminuye hasta un 60% los costos netos de la operación.
• Permite la impresión en papel corriente y no pre-formateado.
• Libera espacio físico.

Reducción en tiempos operativos
• Ciclo de resurtido y facturación.
• Generación de facturas.
• Mejora el tiempo de búsqueda de documentos.