Situación

El corporativo de The Home Depot recibe un gran volumen de transacciones asociadas a sus procesos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, que actualmente oscilan entre los 13,000 documentos diarios y el objetivo de la empresa es migrar paulatinamente hacia un modelo de transacciones de emisión y recepción de documentos en formato digital.

The Home Depot cuenta con un portafolio de aproximadamente 800 proveedores los cuales les proveen y entregan diariamente una gran cantidad de mercaderías a los diferentes “Cross docks” o centros de distribución que tiene The Home Depot.

Por tal motivo Azurian México le propuso al equipo de negocio y de informática de este corporativo, el modelo de Recepción de documentos digitales para acelerar el proceso de Cuentas por Pagar, que le permitiera a The Home Depot, no sólo comprobar la identidad fiscal de un proveedor, sino también comprobar todos los datos requeridos por el SAT para ser Emisor y auto impresor de Facturas Electrónicas. Este proyecto permitió iniciar una nueva forma de documentar las transacciones comerciales, permitiendo generar eficiencia en los ciclos de logística en la distribución, registro y almacenamiento de los mismos.

Solución

La solución propuesta para The Home Depot consistió en la reducción y eficiencia del proceso de Cuentas por Pagar en la parte de recepción de facturas. Para lograrlo se implementaron las siguientes funcionalidades, las cuales forman parte de los requerimientos y estipulaciones solicitadas por la Gerencia de Cuentas por Pagar de The Home Depot:

  Administración y control de los proveedores que envían facturas electrónicamente a The Home Depot.

  Comprobación de la identidad fiscal del proveedor.

  Comprobación de folios, series, número de autorización, serie del certificado, sello digital, cadena original, etc.

  Recepción de los documentos en diferentes formatos TXT, XML y EDI.

  Recepción de los documentos por diferentes canales: portal, email, AS2.

  Impresión de los Comprobantes Fiscales Digitales.

  Asociación de la Orden de Compra, el Recibo y la Factura.

  Envío de notificaciones del estado de la factura y el Comprobante Fiscal Digital al administrador del sistema y al proveedor.

  Reportes mensuales automáticos para los Analistas de Cuentas por Pagar.

  Reportes a la medida de los Analistas de Cuentas por Pagar.

  Estrategia de Gestión del Cambio para el acompañamiento, seguimiento y formación de los usuarios finales e indirectos.

Resultados

Los resultados obtenidos de acuerdo con la solución planteada son los siguientes

  Los Administradores del sistema de Facturación y los dueños del proceso de Facturación en Cuentas por Pagar, saben hoy en día cuál proveedor es Facturador Electrónico, cuál no, en qué estado están las facturas, cuáles son las inconsistencias (si las hay) y cada Analista puede procesar un 30% más de las 2,300 facturas promedio que analiza cada uno al mes.

  CFD Plus permite la comprobación inmediata, constante y permanente de la identidad fiscal del proveedor, porque CFD Plus se comunica permanentemente con los servidores del SAT.

  CFD Plus diariamente valida los de folios, series, número de autorización, serie del certificado, sello digital, cadena original de los autoimpresores fiscales y cualquier modificación que haga el SAT a sus requerimientos fiscales.

  Recepción de las facturas en formatos TXT, XML y EDI, de acuerdo con las necesidades que los proveedores le han manifestado a The Home Depot

  Recepción de las facturas por el portal, correos electrónicos y AS2.

  Impresión de los Comprobantes Fiscales Digitales.

  Análisis más detallado por parte de los Analistas de Cuentas por Pagar de las inconsistencias que puedan presentarse entre la Orden de Compra, el Recibo y la Factura.

  Envío permanente de notificaciones al Administrador del Sistema y al proveedor.

  Reportes mensuales automáticos y a la medida para los Analistas de Cuentas por Pagar.

  Estrategia de Gestión del Cambio que incluyó una estrategia de Comunicación, Sensibilización y Capacitación donde se trabajó personalmente con todos los usuarios finales y con los usuarios indirectos.

  Se elaboraron comunicados, mensajes, artículos, material de apoyo y correos directos y correos electrónicos para toda la empresa y para los usuarios finales.

  Se acompañó a todos los usuarios finales para sensibilizarlos antes de que entrara en producción CFD Plus de tal manera que se minimizara cualquier resistencia al cambio. La estrategia fue todo un éxito.

  Se redujo el volumen de papel en un 30% y se espera que siga disminuyendo en la medida que se vayan incorporando más proveedores.

  Se redujo en un 25% el tiempo de respuesta y procesamiento de una factura para cada Proveedor

  Se elaboró material de apoyo, complementario, específico y de seguimiento para el personal de The Home Depot.