Situación

Chocolate Jalisco es una empresa 100% mexicana con 80 años en el mercado y con 60 años exportando dedicada a la producción y comercialización de chocolate de mesa, chocolate en polvo vitaminado y golosina con la marca Ibarra.

Chocolatera de Jalisco es el corazón de Grupo Chocolate Ibarra, ya que es donde se lleva a cabo la combinación de materias primas para producir los diferentes productos y estilos de chocolate, es decir, es la planta. Chocolate Ibarra es la encargada de comercializar los productos en el centro y norte de México, así como de la exportación a Estados Unidos, Canadá, Centroamérica, Sudamérica y la Unión Europea; cubriendo el 60% del territorio nacional y 11 países. Distribuidora de Chocolate Ibarra ubicada en la Ciudad de México, es la responsable de la comercialización en el mercado más grande del país: Distrito Federal con dos distribuidores en el sureste de la república y tres bodegas. Procesamientos y Consultoría Integral es una empresa de servicio responsable de articular la planeación estratégica del Grupo, así como prestar apoyo en asesoría legal, contable, comercial, financiera y corporativa.

Por tener varias empresas dentro del grupo es que su proceso de facturación es complejo porque se emiten facturas en varias ciudades, varios departamentos y varias impresoras, lo que hace muy complejo el manejo de folios, así como de notas de crédito, notas de cargo, facturas y pagarés entre otros.

Solución

La solución propuesta para Chocolatera de Jalisco, es poder controlar electrónicamente su proceso de facturación en todos los puntos en los que se emiten facturas, además de notas de crédito, notas de cargo, cancelaciones, etc., así como producir una factura en papel con todas las estipulaciones que solicitadas por el SAT y por la Gerencia de Sistemas y la Gerencia Financiera:

  Administración y control de los folios electrónicos. CFD Plus diariamente valida los de folios, series, número de autorización, serie del certificado, sello digital, cadena original de los autoimpresores fiscales y cualquier modificación que haga el SAT a sus requerimientos fiscales.

  Transformación de la información desde los sistemas origen a formato XML.

  Impresión de los CFDs en pdf de tal manera que la factura que se imprime en papel es exactamente igual a la que se hacía en papel, pues los clientes y proveedores están acostumbrados a ver los sellos de agua y el RFC y así solicitaron que por ahora, sigan recibiendo las facturas.

  Envío automático de reportes al SAT mensualmente.

  Envió automático de los CFDs a los receptores electrónicos, incluyendo herramientas de control y auditoria.

  Recepción automática de los CFDs que nos envían los clientes y proveedores nuestros, incluyendo herramientas de control y auditoria

  Recepción de los documentos por diferentes canales: portal, email, FTP.

  Estrategia de Gestión del Cambio para el acompañamiento, seguimiento y formación de los usuarios finales e indirectos.

Resultados

Los resultados obtenidos de acuerdo con la solución planteada son los siguientes

  Se redujo la cantidad de papel en un 25% y se espera que siga disminuyendo a medida que los clientes y proveedores se familiaricen cada vez más con la Facturación Electrónica.

  Se elaboró material focalizado para dar a conocer a toda la empresa y a los clientes el cambio al proceso de Facturación Electrónica y los cambios que está sufriendo su proceso de Cuentas por Pagar.

  Recepción de las facturas en formatos TXT, XML y EDI, de acuerdo con las necesidades de los proveedores y clientes.

  Recepción de las facturas por el portal, correos electrónicos y FTP.

  Impresión de los Comprobantes Fiscales Digitales.

  Envío permanente de notificaciones al Administrador del Sistema y al proveedor o cliente.

  Reportes mensuales automáticos para la comunicación con el SAT.

  Estrategia de Gestión del Cambio que incluyó una estrategia de Comunicación, Sensibilización y Capacitación donde se trabajó personalmente con todos los usuarios finales y con los usuarios indirectos.

  Se acompañó a todos los usuarios finales para sensibilizarlos antes de que entrara en producción CFD Plus de tal manera que se minimizara cualquier resistencia al cambio. La estrategia fue todo un éxito.

  Se elaboró material de apoyo, complementario, específico y de seguimiento para el personal interno y externo del Grupo Ibarra.