Situación

La API de Veracruz es un puerto con más de 500 años de existencia y es un puerto certificado como industria limpia, estandarización de procesos y seguridad a nivel internacional. Actualmente la API de Veracruz ofrece a sus clientes diversos tipos de servicios generales: servicios de puerto y atraque para los buques, servicios de muellaje y almacenaje, servicios de cesión parcial de derechos y permisos, servicios de aprovechamiento, entre otros.

Entre los clientes más importantes de la API de Veracruz están cesionarios, Prestadores de Servicios, Agentes aduanales, Agentes navieros, Importadores o Exportadores y Transportistas.

Por el volumen de transacciones que la API de Veracruz realiza, así como los diversos tipos de clientes y las diferentes facturas que ellos emiten, es que decidieron acogerse a la normativa del SAT para convertirse en emisores y receptores de facturas electrónicas.

Azurian México le propuso a la API de Veracruz acompañarlos en su proceso de obtención del permiso del SAT para hacerse autoimpresores de Facturas Electrónicas y ofrecerles además una solución que les permitiera emitir y recibir facturas y comprobantes fiscales digitales para llevar a cabo sus transacciones comerciales para todos sus servicios y con todos sus clientes.

Solución

La solución propuesta para la API de Veracruz consistió en obtener la autorización del SAT para ser facturadores electrónicos, para luego modificar los procesos de facturación hacia la facturación electrónica. Para lograrlo se implementaron las siguientes funcionalidades, las cuales forman parte de los requerimientos y estipulaciones solicitadas por el SAT y por la Gerencia de Sistemas y la Gerencia Financiera:

  Administración y control de los folios electrónicos. CFD Plus diariamente valida los de folios, series, número de autorización, serie del certificado, sello digital, cadena original de los autoimpresores fiscales y cualquier modificación que haga el SAT a sus requerimientos fiscales.

  Transformación de la información desde los sistemas origen a formato XML.

  Impresión de los CFDs

  Envío automático de reportes al SAT mensualmente.

  Envío automático de los CFDs a los receptores electrónicos, incluyendo herramientas de control y auditoria.

  Recepción automática de los CFDs que nos envían los clientes y proveedores nuestros, incluyendo herramientas de control y auditoria

  Recepción de los documentos por diferentes canales: portal, email, AS2.

  Impresión de los Comprobantes Fiscales Digitales.

  Estrategia de Gestión del Cambio para el acompañamiento, seguimiento y formación de los usuarios finales e indirectos.

  Verificación y manipulación, en el portal, de los CFDs por parte de terceros. Los terceros son aquellos que se encargan de la comunicación entre el cliente final y la API de Veracruz, estos pueden ser los Agentes Aduanales y los Agentes Navieros.

Resultados

Los resultados obtenidos de acuerdo con la solución planteada son los siguientes

  Se redujo el volumen de papel en un 30% y se espera que siga disminuyendo a medida que los clientes se familiaricen cada vez más con la Facturación Electrónica.

  Se elaboró material focalizado para dar a conocer a toda la empresa y a los clientes el cambio al proceso de Facturación Electrónica.

  Recepción de las facturas en formatos TXT, XML y EDI, de acuerdo con las necesidades de los proveedores y clientes.

  Recepción de las facturas por el portal, correos electrónicos y FTP.

  Impresión de los Comprobantes Fiscales Digitales.

  Envío permanente de notificaciones al Administrador del Sistema y al proveedor o cliente.

  Reportes mensuales automáticos para la comunicación con el SAT.

  Estrategia de Gestión del Cambio que incluyó una estrategia de Comunicación, Sensibilización y Capacitación donde se trabajó personalmente con todos los usuarios finales y con los usuarios indirectos.

  Se acompañó a todos los usuarios finales para sensibilizarlos antes de que entrara en producción CFD Plus de tal manera que se minimizara cualquier resistencia al cambio. La estrategia fue todo un éxito.

  Se elaboró material de apoyo, complementario, específico y de seguimiento para el personal interno y externo de la API de Veracruz