Estrategia de Inteligencia de Negocios para el macroproceso de Gestionar la Red de ISA.
Situación
ISA se constituye en 1967 como la empresa encargada de la administración del sistema interconectado de energía en Colombia. Hoy en día participa con más del 80% de transporte de energía de alta tensión a través de su red nacional. Internacionalmente, opera en países como Perú y Bolivia, y se encuentra participando en la construcción de más de 1.830 kilómetros de línea de transmisión en Centroamérica.
La complejidad y criticidad de sus operaciones, así como el gran volumen de datos que produce, generaron en la compañía la necesidad de unificar toda esta información, haciéndola disponible, confiable, única y oportuna. Todo esto apuntando a hacer de su toma de decisiones un proceso ágil y efectivo, que responda a las necesidades de clientes y entes reguladores.
Por tal motivo, y liderado por la Dirección de Informática, la compañía decide promover un proyecto escalable de diseño estratégico de Inteligencia de Negocios para el macroproceso de Gestionar la Red, de la Gerencia de Producción, como una primera fase del proyecto para la organización. Este macroproceso contempla los procesos analíticos preoperativos, los procesos de control y monitoreo de la red, y los procesos analíticos postoperativos, del sistema de transmisión eléctrica.
Azurian fue la compañía escogida para cumplir con el objetivo de realizar un proyecto de diseño de información, que asegurara que se cumplieran las necesidades del negocio, alineando a su vez, esta intención a los objetivos estratégicos de la compañía. El marco metodológico del proyecto incluyó temáticas de impacto para la organización, tal como se describe a continuación:
 Desde la perpectiva de negocio, diseñar una estrategia para la implementación de un proyecto de inteligencia de negocios que permitiera unificar toda la información relevante en un datawarehouse para el análisis de los datos producidos en el macroproceso de Gestionar la Red, de manera que se habilitaran los procesos analíticos que facilitaran el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Desde la perspectiva organizacional, diseñar una estrategia para minimizar la incertidumbre y aversión al cambio de los empleados de la compañía, al enfrentarse a un nuevo planteamiento del proceso analítico de las temáticas de Gestionar la Red.
Desde la perspectiva tecnológica, se identificaron dos objetivos. El primero, analizar las herramientas necesarias para habilitar la estrategia, principalmente la conexión de la estrategia con MySap. El segundo, analizar las fuentes de información actuales y generar recomendaciones para su preparación con miras al proceso de implementación.
Solución
Para poder satisfacer las necesidades de información de ISA, se diseñó y ejecutó un proyecto denominado Estrategia de Inteligencia de Negocios para el Macroproceso de Gestionar la Red. El proyecto más haya de ser una implementación tecnológica fue la definición y diseño de una estrategia, dirigido a resaltar la importancia de las políticas y manejo de información que conllevan a la diferenciación y competitividad de la organización en el mercado.
Las razones principales para hacer el proyecto de Inteligencia de negocios se relacionan con el valor que representa la información para la organización (la conformación de los activos de información) y la habilitación de las herramientas para que las estrategias corporativas sean una realidad. Por tal razón se determinó que la información producida por la operación de la compañía debe establecerse como un activo intangible y valorable, a través del fortalecimiento de los atributos de la información y la mejora de los procesos de de planeación y control para toma de decisiones.
Para poder cumplir con las necesidades de información de Gestionar la Red fue necesario desarrollar cinco puntos durante el proyecto:
1. Definir la información que es importante para la empresa a través de la formulación de los activos y análisis de información. Ellos permiten construir una estrategia clara alrededor del conocimiento que marca la competitividad de la empresa. Los activos de información representan la esencia y especialización de la empresa y la conducta que la diferencia en el mercado. Los análisis representan los temas que son tratados en los procesos analíticos y que permiten tomar las decisiones.
2. Diseñar la manera en que la información es analizada y visualizada a partir de la formulación y documentación técnica de las tareas analítcias. Dichas tareas no son más que los procesos que hacen los usuarios sobre la información: análisis de escenarios, pronósticos, obtención de indicadores, reportes analíticos y gestión documental. Para cada uno de los análisis se diseñaron y documentaron la agrupación de tareas analíticas correspondientes.
3. Diseñar la manera en que la información debe ser almacenada. La concepción del proyecto de inteligencia de negocios está basado en el diseño de la información estructurada y no estructurada. El diseño se realizó a partir de los modelos conceptuales que pueden ser implementados en una base dimensional y que a su vez conformarán los cubos de información del datawarehouse y que servirán como repositorio colaborativo de datos (información estructurada). De igual forma, se diseño la taxonomía documental necesaria para organizar la información no estructurada, que alimentará un repositorio colaborativo de documentos.
4. Definir los atributos de información para contar con los criterios de valoración que garantizan su permanencia y su valor en el tiempo. Si la información cumple con los atributos se garantiza la estructura de la información como un activo fundamental para el desarrollo del negocio. En este mismo sentido, se analizó la implementación del portal colaborativo de acceso único dentro de MySap, para garantizar que mediante el uso de perfiles, se accese a la información desde cualquier punto de conexión a internet, con las garantías de confidencialidad de la información necesarias. Sobre este portal se habilitan funcionalidades colaborativas como correo electrónico, publicación de documentos y comentarios sobre las consultas y reportes.
5. Dar recomendaciones sobre la implementación tecnológica que habilite el diseño las tareas analícas, los modelos conceptuales y las necesidades colaborativas. Se hizo un entendimiento de todas las fuentes de información que se utilizan en el proceso gestionar la red, y a partir del diagnóstico y de un levantamiento inicial se generaron algunas recomendaciones dirigidas a los permisos sobre fuentes externas, creación de fuentes, documentación de fuentes, herramientas reporteadoras operativas y la capa de transformación. La visión de arquitectura de ISA se encontraba en una fase bastante avanzada, por lo que el trabajó que realizó Azurian se enfoco en revisar y poner de manera más clara las capas tecnológicas que habilitarán el proyecto de inteligencia de negocios y la oferta de valor de MySap Business Suit, donde se analizó el módulo SEM (Strategic Enterprise Management), el módulo BW, el módulo KM y SAPPortals.
Resultados
Para el macroprocesos de Gestionar la Red se definieron dos activos y siete análisis de información. Se generó la documentaron de 336 tareas analíticas que serán implementadas por fases graduales. Desde la perspectiva del diseño del datawarehouse se diseñaron 18 modelos conceptuales con documentación técnica. De las 336 tareas analíticas se definieron 178 como prioritarias, de las cuales 123 se implementarán en la primera fase, siguiendo el concepto de escalabilidad, para que gradualmente se vayan implementando, tanto herramientas, como tareas analíticas. Se iniciará con la implementación tecnológica de BW, KM y SAPPortals de MySAP.
Los beneficios del proyecto se darán a partir de la mejora en la productividad y mejoramiento en el desempeño de los procesos. El primero se verá reflejado en convertir horas improductivas en horas productivas y dedicadas a realizar tareas analíticas. El segundo mediante un sostenimiento o mejoramiento de sus procesos debido principalmente a la oportunidad y la confiabilidad de la información a la que se accede. Se identificaron los siguientes generadores de valor:
Mejoramiento del servicio mediante un sostenimiento o mejoramiento de indicadores.
Mejorar la satisfacción de los clientes internos de información del proceso de Operación.
Mejorar la calidad de la información necesaria para realizar los estudios del anális preoperativo.
Fortalecimiento de los activos de información definidos para el proceso de Operación de ISA.
Disminución en el número de maniobras ejecutadas incorrectamente, tanto de alto como de bajo impacto.
Incremento en el indicador de efectividad del recierre.
Disminución en el indicador de No selectividad y No necesidad de salida.
Incrementar el porcentaje de anomalías de alto impacto solucionadas.
Incrementar el porcentaje de anomalías solucionadas.
Incrementar la satisfacción de los clientes externos de transporte de energía eléctrica.
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