Kener es un laboratorio farmacéutico mexicano constituido por capital 100% mexicano, que forma parte de Corporación Quan y que en la actualidad ofrece más de 35 productos médicos al mercado nacional e internacional. Hoy en día es uno de los principales proveedores de medicamentos del sector salud en el país.

Situación

Como todo laboratorio productor de medicamentos, el área más importante y por la que Kener se puede mantener en el nivel de competitividad que actualmente tiene, es el área de Investigación y Desarrollo cuyas funciones van desde la identificación de nuevos productos que satisfagan la exigencia del mercado hasta la definición completa del medicamento y generar toda la información del producto (que en términos de la industria le llaman “dossier”) para que éste pueda obtener el registro ante la Comisión Federal de Protección ante Riesgos Sanitarios (COFEPRIS), organismo gubernamental que regula la comercialización de productos médicos, industriales y alimenticios en México y pueda ser comercializado en el país.

El desarrollo de medicamentos requiere de una gran precisión y sobre todo de rapidez suficiente para sacar el producto al mercado a tiempo antes de que lo haga la competencia. Además, debido a que la información que se manipula es altamente confidencial, es importante garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad para evitar pérdidas económicas o de credibilidad en la organización.

Kener contactó a Azurian para identificar y llevar a cabo iniciativas que le permitieran eficientar su proceso de investigación y desarrollo de productos mediante el análisis, la reestructuración y automatización de la gestión de información y documentos de este proceso donde al mismo modo permita minimizar riesgos de seguridad en la información.

 Desde la perpectiva de negocio, diseñar una estrategia para la implementación de un proyecto de inteligencia de negocios que permitiera unificar toda la información relevante en un datawarehouse para el análisis de los datos producidos en el macroproceso de Gestionar la Red, de manera que se habilitaran los procesos analíticos que facilitaran el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

 Desde la perspectiva organizacional, diseñar una estrategia para minimizar la incertidumbre y aversión al cambio de los empleados de la compañía, al enfrentarse a un nuevo planteamiento del proceso analítico de las temáticas de Gestionar la Red.

 Desde la perspectiva tecnológica, se identificaron dos objetivos. El primero, analizar las herramientas necesarias para habilitar la estrategia, principalmente la conexión de la estrategia con MySap. El segundo, analizar las fuentes de información actuales y generar recomendaciones para su preparación con miras al proceso de implementación.

 Identificación de oportunidades de mejora y análisis de riesgos de seguridad: Consultoría especializada para identificar cuellos de botella en el proceso y los mecanismos para mejorar el proceso acompañado de una análisis para identificar los focos de riesgos que comprometen la seguridad de la información durante las todas las actividades del proceso y flujo de la información.

 Diseño de Restructura y solución tecnológica: A partir de la información recabada en el análisis del proceso y la identificación de riesgos de seguridad, se diseñó un esquema de solución que le permitiera a Kener rellenar los huecos y eliminar cuellos de botella en su proceso y al mismo tiempo, mediante herramientas tecnológicas, automatizar la gestión de la información y el control de la documentación del área.

 Construcción de la Intranet Kener: Se buscó centralizar toda la información y documentos en un solo repositorio que sirviera de punto de contacto único entre la información y los usuarios de la misma. Esto se logró construyendo una intranet utilizando la tecnología Sharepoint Portal Server de Microsoft donde no solo se clasificó y estructuró toda la información de Investigación y Desarrollo sino que otras áreas de la organización empezaron a utilizarla para publicar información para los integrantes de las mismas.

 Implementación de herramienta de Administrador de Documentos: Una vez construida la intranet Kener, se montó un módulo de administración de documentos dentro del sitio de Investigación y Desarrollo, que le permitiera a kener adicionar al repositorio único de documentos, características tales como manejo de versiones, flujos de aprobación, control de impresiones, control de acceso a la información y firmas digitales así como notificaciones por correo electrónico que aumentaran la colaboración de los usuarios de la información.

 Reducción en tiempos de búsqueda de documentos: Entre el 50 al 80%  Reducción en el tiempo de elaboración y entrega de un dossier: 50%  Ahorro en tiempo asociado a trámite, gestión y transporte de correspondencia: 80%  Reducción en pérdida de información: 80%  Control total e inmediata de los “dossieres” terminados y el proceso por parte del Director de la Planta  Uso de papel en documentación del proceso de investigación y desarrollo: 85 %  Acceso global a la información de la organización: 90%