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Consultoría e Implementación de Facturación Electrónica (DTE Plus)
Situación
Seguros
La Interamericana Compañía de Seguros Generales S.A. es parte del holding American International Group, Inc. (AIG) una organización internacional de seguros y servicios financieros líder del mundo con operaciones en más de 130 países y jurisdicciones.
La compañía había tenido un rápido crecimiento y su sistema facturador-contable de la época requería de una urgente actualización porque no podía soportar los nuevos requerimientos de la empresa. Adicionalmente los procesos de facturación presentaban una serie de dificultades y costos como el trasporte de documentos de un lugar otro, el tiempo destinado en buscar documentos, errores de impresión en impresoras matriz de punto donde muchas veces la factura tenía que anularse y rehacerse en forma manual, entre otros.
Por otro lado, la Superintendencia de Valores y Seguros estableció una fecha límite para que las compañías del rubro se incorporaran al sistema de facturación electrónica.
La Interamericana evaluó el proyecto de facturación electrónica y este recuperaba la inversión en un año. Comparó a seis proveedores, todos eran similares en precio, pero decidió trabajar con Azurian por cuatro razones:
 Flexibilidad de su solución DTE Plus en adaptarse a la base de datos existente.
Experiencia con otros clientes.
Credibilidad y confianza tanto del equipo consultor como técnico.
Respaldo y adaptabilidad para resolver problemas.
Solución
La compañía decidió aprovechar la incorporación de facturación electrónica, para iniciar un proyecto de rediseño de todos los procesos con el fin de ordenar, mejorar e incorporar las nuevas necesidades producto del crecimiento. Uno de los cambios importantes fue la modificación el sistema facturador-contable, al cual se le incorporaron las nuevas reglas del negocio.
DTE Plus se integró a toda esta nueva estructura en forma transparente, obteniendo la información necesaria y complementaria para realizar el proceso de generación, timbrado, firmado y envío de la factura electrónica al SII.
El cambio en los procesos y la incorporación de facturación electrónica representó un gran desafío, no sólo a nivel de informática, sino también a nivel de los usuarios. DTE Plus con su interfaz web amigable en el uso, ayudó a que este cambio sea acogido en forma exitosa.
Resultados
El proyecto trajo una serie de beneficios:
Mejoras en los procesos, la administración y el control.
Disminución de los tiempos de generación e impresión de las facturas, ahora la factura se puede imprimir en papel blanco.
Ahorro de costos de trasporte de documentos de un lugar a otro y de despacho de la factura impresa a los clientes. Actualmente más del 15% de los clientes reciben su factura en forma electrónica, cifra que va en crecimiento con un proyecto de actualización de datos de clientes y recopilación de emails.
Ahorro en el tiempo del personal en tareas operativas del proceso de facturación.
Disminución de reclamos de los clientes, ya que al evitar la facturación manual se disminuyeron los errores de facturación.
Disponibilidad de la información para las distintas áreas de la compañía las que a través de DTE Plus pueden buscar, visualizar e imprimir todas las copias de las facturas que requiera, como también de los corredores de seguros los que pueden acceder a la información de facturación en forma fácil y rápida.
Disminución de los tiempos de búsqueda de documentos tributarios para reenviar en caso de requerimiento de sus clientes.
Preferencia de clientes receptores electrónicos, ya que tener proveedores emisores electrónicos significa una gran ventaja para ellos.
Mejorar la imagen de la empresa, como una compañía más moderna y eficiente.
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