ANDINA minimiza riesgo tributario y mejora trazabilidad de correos de factura electrónica con DTE e-tracking

Cliente

Embotelladora Andina, nace en Chile en 1946 para producir y distribuir productos Coca – Cola en nuestro país. Hasta hoy es una de las empresas más prestigiosas del entorno empresarial nacional y del mundo. Su principal producto son las bebidas gaseosas, pero también se dedica al negocio de los jugos y aguas minerales. Tiene alrededor de 1440 trabajadores y unidades operativas en Argentina, Paraguay y Brasil.

Desafío

Andina Chile es una empresa que emite 700 mil documentos electrónicos tributarios (DTE) mensuales aproximadamente, tomó la decisión de hacer un cambio tecnológico de migrar el servicio de correo in house a cloud Office 365. Al encontrarse con la limitante de 10.000 envíos al mes como máximo, tuvo la necesidad de buscar una alternativa que permitiera aumentar el volumen de correos salientes.

Dada esta situación, Andina, requería apoyo para adaptar la solución de factura electrónica en la compañía (la plataforma DTE), al cambio tecnológico y a un nuevo servicio de envíos masivos de correos, y con el desafío de acceder a la trazabilidad de su mensajería de correo electrónico hacia los clientes y Servicio de Impuestos Internos.

Solución

Andina decidió implementar la solución DTE e-tracking de Azurian para responder satisfactoriamente a la cantidad de correos con la ventaja de operar en modalidad Cloud. Víctor Cartagena, Sub Gerente de Soporte y Mantenimiento de Sistemas en Coca Cola Andina Chile, explica que “para poder integrar esta nueva solución, Azurian debió adaptar el software DTE ya implementado. Hoy ya estamos operativos y hemos resuelto la problemática de la mensajería, teniendo en la mira potenciales aplicaciones que puede dar este servicio”.

Gracias a DTE e-tracking, Andina, cuenta con trazabilidad de los correos relacionados con la facturación electrónica: accede a información de los envíos, cuántos correos se han procesado; permite realizar seguimiento a la cuota del cliente con un acceso fácil y amigable vía web. “Además, no caemos en listas negras, que es un riesgo por la cantidad de mails enviados. Con este servicio podemos controlar eso e incluso no mandar correos equivocados que se transforman en spam, evitándose por ejemplo, rechazo de facturas”, comenta el ejecutivo.

Víctor Cartagena, destaca también el trabajo que se realizó con los consultores de Azurian para lograr esa trazabilidad. “Azurian, entendió de inmediato nuestro sentido de urgencia frente a la situación que estábamos enfrentando con la mensajería e identificaron una solución que fue muy buena en tiempo y forma. Con solamente migrar los correos, ya había logrado un objetivo que hace bastante tiempo estaba en deuda, pero todas las potencialidades que estamos visualizando, se transformaron en un Bonus Track muy importante”.

Beneficios

Uno de los riesgos importantes que las empresas deben evitar en el proceso de facturación es que no llegue un documento a su destino, ya que desencadena un problema en el pago de impuestos y pérdida de IVA. Gracias a esta solución implementada en Andina, la Embotelladora dio un nuevo paso para fortalecer a aún más sus procedimientos de controles que tenían.

En este sentido, las áreas que perciben beneficios con esta solución son Crédito Cobranza y Ventas, dado que es posible hacer traking del envío de la facturación al cliente, con ello se puede analizar en forma oportuna que el cliente no recibió nuestra factura, aclarar casos de cobranza y mejorar la relación con el cliente.

Esa ventaja está muy relacionada con la seguridad de contar con la mensajería como elemento probatorio para la cobranza y así minimizar riesgos tributarios. Al respecto, Víctor Cartagena, comenta que “tener un registro para verificar y comprobar tus envíos de correo frente a un cliente; controlar los mensajes; comprobar la documentación para exigir y evitar atraso en pagos de facturas es fundamental”.

Con DTE e-tracking, la Embotelladora accede a una solución que facilita la trazabilidad, acceso a estadísticas, gráficos y gestión de correos. Asimismo, en términos de infraestructura, esta solución va en línea de Andina de subir servicios en la nube.