Gestión del cambio logró permear el valor que traería el proyecto para la CChC.
“Azurian fue un partner que trabajó codo a codo no sólo en lo teórico sino también en lo práctico”
Soledad Sánchez, Subgerente de Recursos Humanos CChC
Cliente:
La CChC es una asociación gremial cuyo objetivo primordial es promover el desarrollo y fomento de la actividad de la construcción, como una palanca fundamental para el desarrollo del país.
La Cámara también busca apoyar el bienestar de los chilenos, especialmente el de los trabajadores de la construcción y sus familias, a través de su Red Social. Ésta se ha constituido a través del tiempo como un conjunto de entidades enfocadas a la acción social que se ha desarrollado gracias al aporte desinteresado de los socios, a una buena gestión y a la consolidación patrimonial de la Cámara.
Desafío:
Cámara Chilena de la Construcción necesitaba cambiar su sistema de backoffice que manejaba los subsistemas de compras y facturación, gestión de personas junto a la gestión de socios por uno más moderno. El sistema iba a cubrir procesos críticos del negocio, entregando información clave para la toma de decisiones, además su uso pasaría a ser masivo en toda la organización.
Los objetivos perseguidos eran: mejorar y automatizar algunos procesos para hacerlos más eficientes; tener un recipiente unificado de información; contar con una interfaz más amigable que permitiera mejorar su uso; y lograr consolidar en una única plataforma varias aplicaciones.
Llevaban dos años trabajando en construir el sistema con desarrollo a la medida por varios proveedores, sin embargo, el negocio aún no veía resultados tangibles. Por eso era vital lograr credibilidad en el proyecto y minimizar el riesgo que los usuarios no lo utilizaran, para no perder la inversión.
A esto le sumamos que el equipo de proyecto no tenía dedicación exclusiva y le costaba balancear el tiempo del proyecto con sus responsabilidades habituales. Por otro lado, ya existían experiencias previas de cambios en CChC que no habían logrado ser exitosas por resistencias culturales de la organización.
La Cámara vió la necesidad de contar con apoyo de una consultora para movilizar a la organización hacia el cambio y lograr un proyecto exitoso. “Al elegir a Azurian primó su experiencia en la gestión del cambio tecnológico, su oferta de valor, su metodología. Jugamos a ganador y no nos equivocamos”. comenta Soledad Sánchez.
Solución:
La estrategia de gestión del cambio tuvo como pilar fundamental ubicar el proyecto en el epicentro del negocio y lograr permear el valor que traería.
Se involucró a la capa gerencial logrando que creyeran en el proyecto, dándole visibilidad en forma contínua en base a indicadores claves del estado del proyecto y de las necesidades de apoyo.
Personas claves con alto compromiso se eligieron para formar un equipo ejecutivo multidisciplinario, donde a pesar de no tener dedicación exclusiva, fuera capaz de priorizar sus actividades para cumplir los tiempos requeridos y ver el proyecto en forma integral.
La Gestión del Cambio basada en una estrategia de motivación de los involucrados y un plan de adopción de los nuevos sistemas, unido a un proceso de control y seguimiento continuo logró darle sentido, disciplina y foco al trabajo del equipo. “La metodología que utilizó Azurian tuvo un rol muy importante para lograr que el equipo sacará adelante el proyecto en los plazos requeridos” añade Soledad.
Se detectaron grupos promotores y grupos de resistencia al proyecto, los que fueron tratados con una estrategia de comunicaciones activas, participación e involucramiento en el resultado del proyecto.
El proceso de aprendizaje fue desafiante por la dispersión geográfica y tiempos disponibles de los participantes, se constituyó un gran equipo de líderes funcionales con quienes se elaboró una malla diferenciada de actividades de capacitación que comprendió tanto cursos presenciales como una plataforma de autoaprendizaje, un sitio de autoayuda con manuales, presentaciones, videos, guías autoexplicativas, etc. logrando que todos los usuarios se capacitaron en forma exitosa de acuerdo a sus necesidades.
Beneficios:
Se logró el compromiso del negocio hacia el proyecto generando que los resultados estuvieran alineados con sus necesidades.
Hoy el 100% de los usuarios están utilizando el sistema, con un alto nivel de satisfacción.
El proyecto salió a producción dentro de los plazos planificados, con todas las funcionalidades que se habían definido en el alcance.
“El equipo de Azurian trabajó muy comprometido con el proyecto, se apropiaron, y eso hizo que las cosas resultaran” comenta Soledad.
Desafíos:
Cambiar al sistema core del backoffice por una plataforma desarrollada a la medida.
Mejorar y automatizar algunos procesos para hacerlos más eficientes.
Tener un recipiente unificado de información.
Lograr la credibilidad del negocio en el proyecto.
Solución:
Hacer que el negocio se apropiara del proyecto.
Reforzar el valor para la organización.
Disciplina de control a través de la metodología apropiada.
Plan de capacitaciones diferenciado.
Beneficios:
Sistema alineado con las necesidades del negocio.
Salida en vivo en los plazos planificados.
100% de usuarios capacitados y utilizando el sistema.