TMLUC redujo un 80% el tiempo de gestión de gastos de viaje.

TMLUC, Viatiks, Gestión de Gastos de Viajes, Gestión de Viáticos.
Ubicación: 
México
Industria: 
Alimentos y bebidas
“Nos acercamos a Azurian y nos entendió claramente los requerimientos que teníamos, fue una implementación muy rápida y se acoplaron a nuestras necesidades, con esto logramos satisfacer nuestros procesos completamente, al día de hoy tenemos un proceso mucho más fluido, en donde los usuarios pueden entrar desde cualquier lugar con internet al portal y pueden hacer su rendición más sencilla”
Mauricio Pierdant, Gerente TI, TMLUC México.
Cliente: 
TMLUC de Grupo Nutresa S. A. es la empresa líder en alimentos procesados en Colombia y uno de los jugadores más relevantes del sector en América Latina. Fundada en 1920, cuenta en la actualidad con cerca de 45.600 colaboradores y opera a través de ocho unidades de negocio: Cárnicos, Galletas, Chocolates, Tresmontes Lucchetti -TMLUC-, Cafés, Alimentos al Consumidor, Helados y Pastas.
Desafío: 
TMLUC realizaba la gestión de sus viáticos en archivos de excel, sus colaboradores foráneos enviaban sus rendiciones por mensajería tradicional y el tiempo de realizar una rendición de gastos de viáticos podría demorar más de un día, con el riesgo de pérdida de documentos y además las facturas no eran validadas, corriendo el riesgo de tener facturas incorrectas y en algunos casos apócrifas, así como múltiples retrasos en todo el ciclo de la gestión de viáticos. “Todo teníamos que cuadrarlo en Excel, en un papel, teníamos que juntar las facturas e imprimirlas, llevarlas al área de contabilidad, esperando que estuviera bien todos los cálculos, ellos aceptaban la rendición y posteriormente se aplicaba el pago. No era tan complicado para las personas que estaban aquí en la corporación, pero para las personas que teníamos en terreno era mucho más complicado, porque ellos debían de mandar toda su documentación a través de la correspondencia a la corporación y posteriormente se hacía todo el proceso” comenta Mauricio Pierdant, Gerente TI, TMLUC México.
Solución: 
Con todo este reto por delante, TMLUC necesitaba de un partner tecnológico que le ayudará a simplificar y garantizar toda la gestión de Viáticos, desde la solicitud hasta la rendición y afectación de sus cuentas contables en el ERP, una herramienta para todos los colaboradores, tanto de la oficina central y los foráneos. TMLUC analizo las diversas alternativas de la industria y teniendo como antecedente el éxito obtenido en la implementación de Factura Electrónica, TMLUC eligió a Viatiks de Azurian, como la mejor solución para afrontar el reto que tenía en la Gestión de Viáticos, ya que se volvió un proveedor de tecnología estratégico y con amplia experiencia en el ramo.
Beneficios: 
Se obtuvo una reducción del tiempo de un 80%, en la realización de rendiciones de Gastos de Viajes, la rendición que hacía un usuario demorada de 1 a 2 días, hoy se lleva alrededor de unos 10 a 15 minutos. Todas las facturas que se integran son válidas y las que no cumplen las reglas tributarias, fueron rechazadas. Viatiks al ser un sistema Web, permite que todos los interesados puedan acceder desde cualquier sitio, en cualquier momento y a cualquier hora. Con esto se logró satisfacer los procesos completamente, al día de hoy tienen un proceso mucho más fluido, donde los usuarios pueden entrar desde cualquier lado con internet al portal, pueden hacer su rendición mucho más sencilla. “Azurian es un socio de negocio estratégico para nosotros, porque nos ha ayudado a ser más eficientes en nuestros procesos aplicativos, en el sistema de facturación y ahora con el sistema de viáticos que se adaptan completamente y tecnológicamente a nuestro sistema” comenta Mauricio Pierdant, Gerente TI, TMLUC México.
Desafíos: 
Hacer más eficiente todo el proceso de las gestión de viáticos.
Tener la certeza que los documentos fiscales sean válidos.
Tener integración con el ERP
Solución: 
Gestión de Viáticos: Viatiks.
Beneficios: 
Sistema Web para acceso 24 hrs / 365 días al año desde cualquier sitio.
Sistema seguro, sólo tienen acceso los interesados.
Validación Automática de Facturas (no repetidas, no apócrifas)
Cero uso de papel.
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